Archiwa tagu: Organizacja obiegu dowodów księgowych

Organizacja obiegu dowodów księgowych

Od niej zależy kompletne i terminowe dostarczanie do działu księgowości, gdzie są podstawą czynności ewidencyjno – rozliczeniowych.

Obieg dokumentów rozpoczyna się od momentu ich wystawienia albo wpływu do firmy, a kończy w momencie zaksięgowania i przekazania do archiwizacji. W tym czasie dokument przechodzi przez różne ogniwa w firmie, które mogą dokonywać na nich różnych czynności.

Niewłaściwa organizacja obiegu dokumentów może powodować zakłócenia w pracy wielu ogniw w przedsiębiorstwie.

Dążąc do optymalnego obiegu dokumentów księgowych należy:

  • określić rodzaje dokumentów stosowanych w przedsiębiorstwie, eliminując dokumenty dublujące się i zbędne oraz zapewniające ich maksymalną wartość w myśl zasady, że dana operacja powinna mieć jedno źródło informacji, z którego będą korzystać różni użytkownicy
  • ustalić niezbędna liczbę kopii, uwzględniając zasadę maksymalnego wykorzystania jednego dokumentu przez różnych użytkowników
  • ujednolicić układ dla rozbudowanych dokumentów
  • ograniczyć do minimum liczbę dokumentów zaliczanych do druków ścisłego zarachowania i ścisłej kontroli, których obieg jest zwolniony ze względu na rozbudowane procesy kontroli
  • wprowadzić odpowiedni system symboli kodów co ułatwia wypełnianie dokumentów i identyfikację określonych operacji gospodarczych lub ich elementów
  • ustalić rodzaj, zakres i typ kontroli
  • doprowadzić do skrócenia drogi i czasu obiegu dokumentów przez:
  • wyznaczenia minimalnego czasu pozostawiania dokumentów w określonych ogniwach
  • eliminację zbędnych ogniw
  • jednorazowy przepływ
  • określenie terminów przekazywania dokumentów między komórkami
  • kontrolowanie terminowości przepływu dokumentów przez ogniwa pośrednie i terminowości wpływów do działu rachunkowości

W celu usprawnienia wystawiania obiegu i kontroli dokumentów księgowych w jednostce gospodarczej stosuje się instrukcję dokumentów. Instrukcja składa się z części:

  • ogólnej
  • szczegółowej – dotyczy poszczególnych dokumentów i ich obiegu

Elementy instrukcji:

  • informacje wstępne
  • dokumentacja ksiąg – zasięg
  • zasady przyjmowania, wystawiania i kontroli
  • zasady obiegu dokumentów wg rodzajów operacji

Zawartość:

  • interpretacja skutków, symboli
  • zakres instrukcji
  • wykaz komórek i stanowisk zaangażowanych w obieg dokumentów
  • określenie kompetencji do akceptacji określonych dowodów i zawartych w nich dyspozycji

Instrukcja wystawiona w obiegu i kontroli dokumentów ksiąg w formie zarządzenia kierownika jednostki powinna dotrzeć do wszystkich komórek organizacyjnych, które są związanie z ich obiegiem.

Od wywiązywania się przez nie z ustaleń zawartych w instrukcji co do przyjmowania, wystawiania dowodów, dokonywania adnotacji, obliczeń, kontroli zależy ich jakość.