Dokumenty magazynowe związane z obrotem zapasami

Ewidencja księgi majątku obrotowego powinna być prowadzona wg zasad ustalonych w zakładowym planie kont zgodnie z UoR i potrzebami kontroli wewnętrznej jednostki. Ewidencja ta powinna zapewnić konkretne przychody, rozchody i zapasy oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia. Obrót materiałami, towarami, WG, powinien być odpowiednio udokumentowany.

Do typowych dokumentów dokumentujących obrót magazynowy zaliczamy:

  • Pz
  • Pw
  • Zw
  • Mm
  • Wz
  • Rw

Dowód Pz dokumentuje przyjęcie do magazynu zakupionych materiałów i towarów. Na podstawie tego dokumentu możemy porównać ilość materiałów wyszczególnioną na fakturze z ilością przyjętą do magazynu. Dowód Pz stanowi podstawę przyjęcia materiałów i towarów do magazynu i rozliczenia zakupu.

Dokument Pz:

  • Nr i datę dowodu zakupu
  • Kolejny nr Pz
  • Nazwę dostawcy
  • Nazwę materiałów i towarów
  • Datę przyjęcia składników majątku do magazynu
  • Ilość przyjętą do magazynu

Dowód Pw dokumentuje przyjecie z produkcji do magazynu WG przeznaczonych do sprzedaży. Dokument Pw:

  • Nr kolejny Pw
  • Nazwę wyrobu
  • Datę przyjęcia
  • Ilość przyjętą do magazynu
  • Jednostkę miary, cenę jednostkową oraz wartość
  • Datę i podpis przekazującego i przyjmującego

Dowód Zw dokumentuje zwrot do magazynu wcześniej pobranych materiałów. Dokument ten ma zastosowanie w sytuacji, gdy z magazynu pobrano za dużą ilość materiałów lub pomyłkowo niewłaściwy towar. Dokument Zw:

  • Datę zwrotu i przyjęcia do magazynu
  • Kolejny nr Zw
  • Nazwę wydziału dokonującego zwrotu
  • Rodzaj materiału, ilość, jednostkę miary
  • Powód zwrotu
  • Data i podpis

Dowód MM dokumentuje przesunięcie składnika majątku pomiędzy magazynami tej samej jednostki. W jednym magazynie następuje zmniejszenie stanu magazynowego, a w drugim zwiększenie o te sama ilość i wartość. Zawiera:

  • Nazwy magazynów
  • Data wydania i przyjęcie
  • Kolejny numer Mm
  • Nazwa składnika majątku
  • Ilość, jednostkę, wartość
  • Data, podpis

Dowód Wz dokumentuje wydanie materiałów, towarów i WG na zewnątrz jednostki, np. przy ich sprzedaży.

Zawiera:

  • Datę wystawienia dokumentu
  • Kolejny nr Wz
  • Nazwę odbiorcy
  • Nazwę wydawanego składnika z magazynu
  • Ilość wydanego materiału, towaru, WG, jednostkę miary, wartość
  • Data i podpis

Dowód Rw dokumentuje wydanie materiałów, towarów i WG z magazynu w celu ich zużycia wewnątrz jednostki, np. do produkcji lub na potrzeby administracyjne, gospodarcze i biurowe jednostki. Zawiera:

  • Datę wystawienia dokumentu
  • Kolejny nr Rw
  • Nazwę magazynu wydającego
  • Nazwę działu otrzymującego
  • Nazwę składnika
  • Datę i podpis

Odpowiedzialność głównego księgowego

Kierownik jednostki może powierzyć wykonanie czynności z zakresu prowadzenia rachunkowości innej osobie. Nie zwalnia to kierownika z odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości. Powoduje to solidarna odpowiedzialność kierownika i tej osoby.

Zakres obowiązków głównego księgowego obejmuje przede wszystkim:

  • Prowadzenie rachunkowości jednostki, którą może rozpatrywać w ujęciu:
  • Merytorycznym, dotyczącym prawidłowego prowadzenia ksiąg
  • Organizacyjnym
  • Nadzoru
  • Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi oraz czuwanie nad efektem tych procesów
  • Wykonywanie wstępnej kontroli merytorycznej oraz formalno – rachunkowej dotyczącej procesów występujących w jednostce

W stosunku do osób prowadzących księgi rachunkowe można wyciągnąć konsekwencje z tytułu:

  • Odpowiedzialności dyscyplinarnej – wynika z obowiązków zawartych w umowie o pracę
  • Odpowiedzialności cywilnej – ponoszą osoby prowadzące rachunkowość za szkodę wyrządzoną innym w wyniku swojego postępowania, określa je kodeks cywilny.

Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Do podstawowych przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, w których wskazuję się na odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych należy zaliczyć:

  • 4a ust. 5 – Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w niniejszej ustawie. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie obowiązku wynikającego z ust. 1.
  • 77 – Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
  • nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
  • niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych
  • – podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
  • 79 – Kto wbrew przepisom ustawy:
  • nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
  • nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
  • nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
  • nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,
  • nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa w art. 68,
  • prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych bez wymaganych uprawnień,
  • prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wykonywania czynności doradztwa podatkowego, do wykonywania których jest uprawniony zgodnie z odrębnymi przepisami – bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia.

 

Pod pojęciem kierownika jednostki rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego lub organu wieloosobowego, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową – uprawniony jest do zarządzania jednostką z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

Art. 4 ust. 5 UoR zawiera zapis, że Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru.

Kierownik jednostki może scedować odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury na inną osobę. Rozporządzenie o przeprowadzeniu spisu z natury może wydać tylko kierownik jednostki.

Żaden pracownik, w tym również główny księgowy, nie jest władny zarządzić przeprowadzenia spisu z natury. Natomiast już samo przeprowadzenie spisu z natury zwalnia kierownika jednostki od odpowiedzialności.

Podstawowe obowiązki kierownika jednostki:

  • sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
  • składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, z zastrzeżeniem ust. 1a, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
  • Złożenie sprawozdania finansowego we właściwym Urzędzie Skarbowym
  • obowiązany jest złożyć wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy, do ogłoszenia w ciągu 15 dni od dnia ich zatwierdzenia, wraz z opinią biegłego rewidenta, z zastrzeżeniem ust. 1c, oraz odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Zakres rocznego i półrocznego sprawozdania finansowego funduszy inwestycyjnych, w tym połączonego sprawozdania finansowego funduszy inwestycyjnych z wydzielonymi subfunduszami oraz sprawozdań jednostkowych subfunduszy oraz termin złożenia do ogłoszenia rocznego sprawozdania finansowego, w tym połączonego sprawozdania finansowego funduszy inwestycyjnych z wydzielonymi subfunduszami oraz sprawozdań jednostkowych subfunduszy określają odrębne przepisy. Ogłoszenie, o którym mowa w ust. 1, 1a-1c oraz art. 64 ust. 4, następuje w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski B”, a w odniesieniu do spółdzielni – w „Monitorze Spółdzielczym”.
  • Powiadomić właściwy US o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania oraz zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.
  • ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację
  • Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Przyjęty rok obrotowy i jego podział na okresy sprawozdawcze

Jednym z elementów dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości jest określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych.

Przez rok obrotowy rozumie się rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych stosowany w celach podatkowych. Dla osób prawnych może to być inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy.

Rok obrotowy dzieli się na okresy sprawozdawcze, które zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 8 UoR stanowią okresy, za które sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdanie sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych, np. deklaracje podatkowe.

Okresem sprawozdawczym może być miesiąc, kwartał, półrocze, a nawet cały rok obrotowy. Miesiąc jest najczęściej stosowany.

Zasady prowadzenia rachunkowości

Naczelną zasadą rachunkowości jest opracowywanie i dostarczanie odbiorcom rzetelnych i wiarygodnych informacji ekonomicznych odzwierciedlających stan majątkowy i finansowy jednostki gospodarczej, jej wynik finansowy i rentowność.

Informacje uzyskane z rachunkowości powinny umożliwić ocenę jednostki i stworzyć podstawy do efektywnego zarządzania. Wraz z rozwojem międzynarodowych powiązań gospodarczych obserwuje się od lat pięćdziesiątych XX wieku dążenie do standaryzacji zasad rachunkowości w celu harmonizacji przepisów w różnych krajach.

Harmonizacja międzynarodowa rachunkowości – zmierzanie w kierunku podobieństw w wyborze między alternatywnymi rozwiązaniami rachunkowości.

Międzynarodowe standardy rachunkowości – proces ograniczający wybór, co prowadzi ostatecznie do przyjęcia tej samej metody rachunkowości przez wszystkie firmy we wszystkich krajach.

Od 1995 roku podstawowym aktem prawnym normującym zasady prowadzenia rachunkowości oraz badania sprawozdań finansowych jest Ustawa z dnia 29 września 1995 roku o rachunkowości. Składa się ona z 11 rozdziałów:

  • Przepisy ogólne
  • Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
  • Zasady przeprowadzania inwentaryzacji
  • Zasady wyceny aktywów i pasywów
  • Zasady ustalania wyniku finansowego
  • Zasady łączenia się spółek
  • Zasady sporządzania sprawozdań finansowych przez jednostkę
  • Zasady dotyczące badania i ogłaszania sprawozdania finansowego
  • Zagadnienia dotyczące ochrony danych
  • Zagadnienia dotyczące odpowiedzialności karnej
  • Przepisy ogólne i przejściowe

Zawarte w przepisach poszczególnych krajów szczegółowe zasady rachunkowości są pochodną ogólnych zasad, które zostały określone przez naukę rachunkowości, a także utrwalone zwyczajowo i są prezentowane w międzynarodowych regulacjach rachunkowości.

Zasady prawidłowej rachunkowości wg MSR 1:

  • Zasada kontynuacji działania
  • Zasada ciągłości
  • Zasada memoriału
  • Zasada ostrożności
  • Zasada wyższości treści nad formą
  • Zasada istotności
  • Zasada periodyzacji.

Narzędzia optymalizacyjne

Tradycyjne narzędzia organizacyjne nie zapewniają dynamicznej koordynacji działań. Jest to mankament w wypadku, gdy określone przedsięwzięcie składa się z wielu czynników, które mogą być wykonywane kolejno lub jednocześnie. W tej sytuacji odpowiednie ułożenie i powiązanie czynników może wpływać na skrócenie czasu trwania całego przedsięwzięcia. Duże znaczenie ma przy tym możliwość zastosowania sformalizowanych procedur optymalizacyjnych ułatwiających określenie układu czynników, aby dane przedsięwzięcie zrealizowano w najkrótszym terminie przy najmniejszych nakładach sił i środków. Wymagania te spełniają metody modelowania sieciowego.

Metody modelowania sieciowego są szczególnie przydatne w wypadku występowania złożonych prac o charakterze prototypowym lub prostszych prac, ale powtarzających się cyklicznie.

Istota metody modelowania sieciowego sprowadza się do budowy i analizy modelu przedsięwzięcia.

Model przedsięwzięcia ma postać sieci zależności przedstawiających graficznie powiązania zdarzeń i czynników niezbędnych do realizacji założonego przedsięwzięcia. Graf sieciowy stanowi podstawę analizy i optymalizacji modelu sieciowego.

Prace związane z modelem sieciowym można podzielić na trzy następujące etapy:

  • Wstępny
  • Opracowanie modelu
  • Analiza i optymalizacja modelu

Schemat organizacji działu rachunkowości

Do koordynacji przestrzennej wykorzystuje się organigramy i operogramy. W organizacji rachunkowości powszechnie stosuje się schemat organizacji działu rachunkowości.

Schemat organizacji – wykres, na którym graficznie jest ukazana organizacja działu rachunkowości i jego komórek. Schematy organizacji pozwalają zobrazować strukturę działu rachunkowości, wykazać ewentualne zazębienia się lub blokowanie prac, brak koordynacji itp. Schemat organizacji pokazuje więzy podporządkowań i koordynacji ogniw działu rachunkowości oraz podział prac ewidencyjnych.

Przy opracowywaniu schematu organizacji muszą być przestrzegane następujące zasady:

  • Po pierwsze – należy usystematyzować wszystkie dane zgromadzone w wyniku analizy czynników wykonywanych w dziale rachunkowości
  • Po drugie – opracowuje się system z uwzględnieniem pożądanych zmian
  • Po trzecie – opracowany schemat porównuje się z obowiązującym do tej pory i wyciąga wnioski.

 

Do koordynacji przestrzeni mogą być także wykorzystywane operogramy, które pozwalają precyzyjnie powiązać poszczególne czynniki z ich wykonawcami.

Do stosowanych w rachunkowości operogramów należą diagramy, które koordynują obieg dokumentacji w przedsiębiorstwie, przebieg prac ewidencyjnych, sprawozdawczych, inwentaryzacyjnych, kontrolnych itp.

 

               Komórki Czynności A B C
A
b
c

Koordynacje w czasie ułatwiają terminarze.

Terminarz – wykaz czynności realizowanych na danym stanowisku lub w określonej komórce z podaniem terminu ich wykonania. Mogą one występować w postaci tablic lub wykresów.

Terminarze pozwalają wykryć rezerwy czasu pracy albo nadmierne obciążenie stanowiska lub komórki w nominalnym czasie tego ogniwa. Umożliwiają też wyznaczenie chronologii czynności w ciągu dnia, tygodnia i miesiąca. Ułatwia to eliminację spiętrzeń prac w pewnych okresach. Na podstawie terminarzy można dokonać podziału pracy na czynności pierwszo- i drugorzędne.

Wskaźnik płynności finansowej II stopnia

Wskaźnik płynności finansowej II stopnia pokazuje stopień pokrycia zobowiązań krótkoterminowych aktywami o dużej płynności. Wskaźnik wynoszący około 1,0 (tj. 100 %) uznawany jest za zadawalający. Wskaźnik ten nie powinien być niższy od 1, gdyż wówczas wskazuje on na niemożliwość pokrycia przez podmiot wymaganych zobowiązań. Oznacza to, że firma może mieć trudności płatnicze. Dla partnerów gospodarczych jest to sygnał zwiększonego ryzyka. W przypadku wysokiej inflacji, czasami może być uzasadniony niższy poziom wskaźnika płynności II, gdyż spadek wartości pieniądza nie zachęca do utrzymania wysokiego stanu środków pieniężnych.[1] Z reguły niski poziom wskaźnika płynności szybkiej (II) wskazuje, że przedsiębiorstwo pracuje „z dnia na dzień”. Natomiast wysoki wskaźnik płynności finansowej II stopnia świadczy o nieprodukcyjnym gromadzeniu środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz wysokich stanach należności.[2]


 

[1] L. Kopczyńska, Jak czytać sprawozdania finansowe, Nowa Europa 08.02.1999, Warszawa, s. 4.

[2] T. Waśniewski, W. Skoczylas, op. cit., s. 207.

Wskaźnik płynności finansowej III stopnia

Wskaźnik płynności finansowej III stopnia umożliwia ocenę, czy występujące w przedsiębiorstwie zobowiązania mogą być spłacone dzięki upłynnieniu środków obrotowych. Wskaźnik ten obrazuje także skalę ryzyka finansowego, które wystąpiłoby w razie trudności kredytowania zobowiązań w dotychczasowej skali. Toteż trzeci stopień płynności traktuje się w przedsiębiorstwie jako wskaźnik bezpieczeństwa w zakresie płynności środków.[1] Wskaźnik III stopnia płynności powinien oscylować w granicach 2,0 czyli 200 % . Wzorcowa wielkość tego wskaźnika zakłada, że z uwagi na rozbieżności w czasie pomiędzy terminami spłaty zobowiązań a wpływami uzyskanymi z działalności, środki obrotowe powinny z odpowiednim nadmiarem pokrywać bieżące zobowiązania. W praktyce wymagane jest, aby majątek obrotowy ogółem był dwukrotnie wyższy od zobowiązań bieżących.[2] Jeżeli wskaźnik wynosi mniej niż 1,5 to informuje przedsiębiorstwo o konieczności przeprowadzenia analizy majątku obrotowego i oceny przyczyn obniżenia jego wysokości. Wskaźnik niższy od 1,0 wskazuje, że środki obrotowe w całości sfinansowane są krótkoterminowymi zobowiązaniami, a także część tych zobowiązań finansuje majątek trwały, którego to nie można tak szybko zamienić na gotówkę. Niski poziom wskaźnika może oznaczać, że przedsiębiorstwo nie posiada wystarczających środków do spłaty bieżących zobowiązań.

Wskaźnik płynności III, przyjmujący wielkość powyżej 2,0, wskazuje na nadmierną płynność, co może niekorzystnie wpływać na rentowność przedsiębiorstwa. Gdy wskaźnik bieżącej płynności jest zbyt wysoki (powyżej 3,0), świadczy to o nieefektywnym działaniu, które może wynikać z posiadania zbyt dużej wielkości środków pieniężnych nigdzie nie zainwestowanych. Optymalny poziom wskaźnika bieżącej płynności finansowej zależy od specyficznych warunków działania firmy, a m. in. od cyklu inkasa należności i regulowania zobowiązań (w szczególności od udzielania kredytu odbiorcom oraz dysponowania kredytami bankowymi i handlowymi).[3]


 

[1] W. Bień, op. cit., s. 51.

[2] T. Waśniewski, W. Skoczylas, op. cit., s. 207.

[3] W. Bień, op. cit., s. 50.