Wskaźnik płynności finansowej II stopnia

Wskaźnik płynności finansowej II stopnia pokazuje stopień pokrycia zobowiązań krótkoterminowych aktywami o dużej płynności. Wskaźnik wynoszący około 1,0 (tj. 100 %) uznawany jest za zadawalający. Wskaźnik ten nie powinien być niższy od 1, gdyż wówczas wskazuje on na niemożliwość pokrycia przez podmiot wymaganych zobowiązań. Oznacza to, że firma może mieć trudności płatnicze. Dla partnerów gospodarczych jest to sygnał zwiększonego ryzyka. W przypadku wysokiej inflacji, czasami może być uzasadniony niższy poziom wskaźnika płynności II, gdyż spadek wartości pieniądza nie zachęca do utrzymania wysokiego stanu środków pieniężnych.[1] Z reguły niski poziom wskaźnika płynności szybkiej (II) wskazuje, że przedsiębiorstwo pracuje „z dnia na dzień”. Natomiast wysoki wskaźnik płynności finansowej II stopnia świadczy o nieprodukcyjnym gromadzeniu środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz wysokich stanach należności.[2]


 

[1] L. Kopczyńska, Jak czytać sprawozdania finansowe, Nowa Europa 08.02.1999, Warszawa, s. 4.

[2] T. Waśniewski, W. Skoczylas, op. cit., s. 207.

Wskaźnik płynności finansowej III stopnia

Wskaźnik płynności finansowej III stopnia umożliwia ocenę, czy występujące w przedsiębiorstwie zobowiązania mogą być spłacone dzięki upłynnieniu środków obrotowych. Wskaźnik ten obrazuje także skalę ryzyka finansowego, które wystąpiłoby w razie trudności kredytowania zobowiązań w dotychczasowej skali. Toteż trzeci stopień płynności traktuje się w przedsiębiorstwie jako wskaźnik bezpieczeństwa w zakresie płynności środków.[1] Wskaźnik III stopnia płynności powinien oscylować w granicach 2,0 czyli 200 % . Wzorcowa wielkość tego wskaźnika zakłada, że z uwagi na rozbieżności w czasie pomiędzy terminami spłaty zobowiązań a wpływami uzyskanymi z działalności, środki obrotowe powinny z odpowiednim nadmiarem pokrywać bieżące zobowiązania. W praktyce wymagane jest, aby majątek obrotowy ogółem był dwukrotnie wyższy od zobowiązań bieżących.[2] Jeżeli wskaźnik wynosi mniej niż 1,5 to informuje przedsiębiorstwo o konieczności przeprowadzenia analizy majątku obrotowego i oceny przyczyn obniżenia jego wysokości. Wskaźnik niższy od 1,0 wskazuje, że środki obrotowe w całości sfinansowane są krótkoterminowymi zobowiązaniami, a także część tych zobowiązań finansuje majątek trwały, którego to nie można tak szybko zamienić na gotówkę. Niski poziom wskaźnika może oznaczać, że przedsiębiorstwo nie posiada wystarczających środków do spłaty bieżących zobowiązań.

Wskaźnik płynności III, przyjmujący wielkość powyżej 2,0, wskazuje na nadmierną płynność, co może niekorzystnie wpływać na rentowność przedsiębiorstwa. Gdy wskaźnik bieżącej płynności jest zbyt wysoki (powyżej 3,0), świadczy to o nieefektywnym działaniu, które może wynikać z posiadania zbyt dużej wielkości środków pieniężnych nigdzie nie zainwestowanych. Optymalny poziom wskaźnika bieżącej płynności finansowej zależy od specyficznych warunków działania firmy, a m. in. od cyklu inkasa należności i regulowania zobowiązań (w szczególności od udzielania kredytu odbiorcom oraz dysponowania kredytami bankowymi i handlowymi).[3]


 

[1] W. Bień, op. cit., s. 51.

[2] T. Waśniewski, W. Skoczylas, op. cit., s. 207.

[3] W. Bień, op. cit., s. 50.

Syntetyczne zestawienie wskaźników płynności finansowej

Tabela 4. Syntetyczne zestawienie wskaźników płynności finansowej.

Podstawowe wskaźniki płynności   finansowej

L.p.

NAZWA

POSTAĆ

1.

wskaźnik płynności finansowej

środki   pieniężne

zobowiązania   bieżące

2.

wskaźnik płynności finansowej

płynne   środki obrotowe

zobowiązania   bieżące

3.

wskaźnik płynności finansowej

środki   obrotowe bieżące ogółem zobowiązania ogólne

Wskaźniki pomocnicze stosowane   w analizie kapitału obrotowego

1.

kapitał obrotowy w dniach obrotu

kapitał   obrotowy x 360 dni

sprzedaż   netto

2.

wskaźnik cyklu zapasów w dniach

przeciętny   stan zapasów

sprzedaż   netto: 360 dni

3.

wskaźnik cyklu należności

przeciętny   stan należności

sprzedaż   netto: 360 dni

4.

okres płacenia zobowiązań w dniach

średni   stan zobowiązań x 360 dni sprzedaż   netto

5.

cykl środków pieniężnych

obrót   zapasami w dniach + okres ściągania należności – okres płacenia zobowiązań

[źródło: opracowanie własne na podstawie M. Sierpińska, T. Jachna, Ocena przedsiębiorstwa według standardów światowych, Warszawa 1993]

Wskaźnik obrotu należnościami

Wskaźnik obrotu należnościami określa przeciętną liczbę dni, w ciągu których następuje spływ należności od odbiorców. Wskaźnik ten informuje kierownictwo firmy, w jakim stopniu kredytuje ona swoich odbiorców i jak długo środki pieniężne są zamrożone w należnościach.[1]

Wskaźnik obrotu należnościami w dniach zależy od rodzaju działalności przedsiębiorstwa. Na jego poziom ma wpływ zarówno struktura czasowa, jak i podmiotowa należności, którą trzeba zbadać, by bliżej wyjaśnić kształtowanie się tego wskaźnika. Może się bowiem okazać, że większość przeterminowanych należności jest skoncentrowana u jednego (kilku) odbiorców lub na jednym segmencie rynku. Zbyt długi cykl należności w dniach świadczy o nieskutecznej polityce ściągania należności.

Zbyt wysoki wskaźnik jest dla firmy niekorzystny, gdyż stanowi obciążenie własnego kapitału. Wysoki poziom wskaźnika zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia należności nieściągalnych.[2]Natomiast bardzo krótki okres ściągania należności bywa rezultatem wyjątkowo surowej polityki finansowej przedsiębiorstwa, która może prowadzić do hamowania sprzedaży. Generalnie jednak można stwierdzić, że w danym okresie mniejsza wartość wskaźnika świadczy o korzystniejszej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Należy równocześnie dodać, że kształtowanie się wskaźników cyklu należności oraz ich zmiany w czasie są szczególnie ważne dla tych firm, u których kredyt dla odbiorcy jest istotnym narzędziem konkurencji. Wydłużanie terminów inkasowania należności zwiększa zapotrzebowanie na kapitał obrotowy w przedsiębiorstwie.[3]

Okres płacenia zobowiązań w dniach wskazuje, jaki jest średni czas regulowania zobowiązań w przedsiębiorstwie. Im czas ten, jest dłuższy, tym mniejsze są potrzeby w zakresie kapitału obrotowego. Porównując go z warunkami sprzedaży oferowanymi odbiorcom możliwe jest określenie, czy firma zdolna będzie do zapłacenia swoich zobowiązań, kiedy nadejdzie termin ich płatności.


 

[1] M. Sierpińska, T. Jachna, op. cit., s. 84.

[2] Finanse firmy, praca zbiorowa pod redakcją J. Kowalczyka, Warszawa 1998, s. 28.

[3] M. Sierpińska, T. Jachna, op. cit., s. 84.

Dowody składowe

Przez dowód składowy rozumiemy zbywalny przez indos, wydany przez dom składowy, ściśle sformalizowany dokument, odłączony od księgi składowej, składający się z dwóch połączonych ze sobą, lecz dających się rozdzielić części, z których jedna: rewers – stwierdza posiadanie rzeczy złożonych na skład (składowy dowód posiadania), druga zaś: warrant – ustanowienie zastawu na rzeczach złożonych na skład (składowy dowód zastawniczy).

Dowód składowy zaliczany jest do papierów wartościowych. Jest także papierem na zlecenie – jest przenoszony w drodze indosu.

Kategoria papierów wartościowych, a więc dokumentów inkorporujących w sobie prawo do rzeczy (praw do niej), nazywanych towarowymi, jest wynikiem wyodrębnienia ich szczególnej cechy, jaką jest określenie w nich prawa do rozporządzania towarami. Ponadto cechami towarowego papieru wartościowego są:

  1. jego zasadnicza zdolność do przenoszenia za pomocą indosu;
  2. piecza wystawcy tych papierów nad towarem, które „reprezentują” one w obrocie;
  3. fakt wyrażenia jego wartości nie w jednostkach pieniężnych, lecz na podstawie innych wyznaczników pośrednio wskazujących na określoną sumę pieniędzy (np. wartości trzech ton żyta, która się zmienia);
  4. samodzielność (jednostronność) wynikających z nich zobowiązań

Funkcje dowodu składowego:

Dowód składowy – jako towarowy papier wartościowy – ukształtowany został do spełniania konkretnych celów gospodarczych. Dowód składowy spełnia w obrocie prawnym między innymi funkcje:

  1. Kredytową – jest instrumentem prawnym służącym do łatwego pozyskiwania środków finansowych. Funkcja ta przejawia się przede wszystkim w możliwości uzyskania kredytu towarowego, polegającego na odłożeniu w czasie terminu płatności w zamian za wystawienie i puszczenie w obieg dowodu. Podstawą takiego kredytowania jest umowa składu zawarta z domem składowym i wystawienie dowodu składowego. Dowód składowy jest także wygodnym środkiem zyskania kredytu bankowego.
  2. Gwarancyjną – zabezpiecza zarówno prawa podmiotu uprawnionego, jak i zobowiązanego. Dowód składowy zabezpiecza zapłatę inkorporowanej w nim wierzytelności zarówno przez osoby zobowiązane na nim podpisane, jak i przede wszystkim przez fizycznie zidentyfikowany towar, będący przedmiotem umowy składu, który może być przez dom składowy sprzedany bez potrzeby uruchamiania długotrwałej i kosztownej procedury sądowej.
  3. Obiegową – jest narzędziem prostego przenoszenia praw do określonych towarów za pomocą specjalnie ukształtowanej cesji wekslowej – indosu na nie określoną bliżej liczbę podmiotów. Podstawą tego obrotu są: posiadanie przez dowód charakteru papieru wartościowego oraz instytucja indosu.
  4. Płatniczą – jest surogatem pieniądza, służącym do regulowania zobowiązań za pomocą wręczenia papieru wartościowego.
  5. Refinansową – polegającą na możności złożenia dowodu do banku w celu jego redyskonta – wykupienia, za sumę pomniejszoną o stosowną prowizję, przed terminem płatności. Uprawniony ma wówczas możliwość uzyskania gotówki przed terminem upływu okresu składu.
  6. Inwestycyjną – jest atrakcyjną formą lokowania kapitału. Jest przy tym papierem „bezpiecznym” dla inwestora, pozwalającym na zaspokojenie roszczeń albo z towaru złożonego w przedsiębiorstwie składowym albo bezpośrednio od zobowiązanego.
  7. Legitymacyjną – wskazuje na podmiot uprawniony i zobowiązany danego stosunku prawnego.

Forma dowodu składowego

Dowód składowy jest dokumentem sformalizowanym co do swojej treści i formy zewnętrznej. Składa się on z dwóch części:

  • rewersu oraz
  • warrantu.

Obie części dowodu składowego powinny się wzajemnie na siebie powoływać i zawierać identyczne dane, takie jak:

  1. Firmę (nazwę) domu składowego, numer identyfikacyjny REGON lub PESEL, datę złożenia rzeczy na skład, datę wystawienia i podpisy osób uprawnionych do reprezentowania domu składowego.
  2. Numer dokumentu, zgodny z kolejnym numerem księgi składowej. Dowód składowy choćby wykazywał wszelkie cechy wymagane przez ustawę, a nie był kolejnym wycinkiem księgi składowej, nie może być uważany za papier wartościowy. Co najwyżej można go traktować jak zwykłe poświadczenie odbioru rzeczy na skład.
  3. Imię i nazwisko (firmę, nazwę, numer identyfikacyjny REGON) składającego oraz jego adres.
  4. Oznaczenie ilości, jakości i kraju pochodzenia, a w razie potrzeby także szczególnych cech rzeczy złożonych na skład. Warunek ten jest istotny zwłaszcza przy rzeczach zamiennych oraz przy towarach łatwo się psujących. Domowi składowemu powinno zależeć na jak najprecyzyjniejszym i najbardziej zbliżonym do stanu faktycznego określeniu istotnych cech towarów, gdyż na nim spoczywa m. in. obowiązek zachowania ich w co najmniej stanie nie pogorszonym.
  5. Wzmiankę o tym, czy rzeczy złożone na skład (towary) zostały ubezpieczone, na jaką kwotę, na jaki okres i u jakiego ubezpieczyciela.
  6. Oznaczenie terminu odbioru ze składu towarów w razie określenia go w umowie.
  7. Wzmiankę o tym, czy i w jakiej wysokości z rzeczami złożonymi na skład są związane cła, podatki oraz inne opłaty.
  8. Oznaczenie (wymienienie) banku domicylowego – banku, w którym wpłaca się kwoty przypadające na rzecz posiadacza dowodu składowego lub jego części.

 

Poglądy doktryny na temat ważności dowodu składowego, jako papieru wartościowego na zlecenie, w razie braku któregokolwiek z wymienionych wyżej elementów jego treści są rozbieżne.

Organizacja rachunkowości w firmie

Rachunkowość – system informacji ekonomicznej, którego głównym celem jest tworzenie i przekazywanie użytkownikom (odbiorcom) informacji o stanach i zdarzeniach gospodarczych.

Zasadnicze atrybuty wyróżniające rachunkowość spośród innych systemów organizacji:

  • Jednostkowy charakter oznacza prowadzenie jej dla wyodrębnionych jednostek gospodarczych
  • Zastosowanie wartościowego miernika dla wyrażenia stanów i zdarzeń gospodarczych
  • Wykorzystanie metody bilansowej jako nadrzędnej metody rachunkowości
  • Posługiwanie się specyficznym narzędziem ewidencyjnym o nazwie „konto”
  • Funkcjonowanie kont w sposób zdeterminowany stopniem ich ogólności (zasada podwójnego zapisu w przypadku kont syntetycznych oraz zasada zapisu powtarzanego w przypadku kont analitycznych)
  • Prowadzenie ewidencji w sposób ciągły, z podziałem na okresy sprawozdawcze i lata obrotowe
  • Weryfikacja zgodności zapisów rachunkowych z rzeczywistością za pomocą inwentaryzacji.

Wymienione atrybuty sprawiają, iż informacje pochodzące z rachunkowości charakteryzują się wiarygodnością i rzetelnością.

Mają one moc dowodową, dzięki czemu mogą stanowić podstawy do realnej oceny stanu majątkowego, sytuacji finansowej i wyniku finansowego jednostki gospodarczej.

Informacje dostarczane przez rachunkowość powstają w rezultacie procesu informacyjnego.

Sprawne opracowanie informacji dostarczonych przez rachunkowość wymaga właściwej organizacji procesu informacyjnego i całego systemu rachunkowości.

Organizacja – sposób w jaki coś jest urządzane, zorganizowane, sposób w jaki coś działa, funkcjonuje.

Organizować – nadawać czemuś reguły, zasady, wprowadzać pewien porządek.

Organizacja rachunkowości – zespół sposobów umożliwiających uporządkowane powiązanie różnych czynności i urządzeń niezbędnych do realizacji procesu informacyjnego w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rachunkowości w jednostce gospodarczej z uwzględnieniem jej specyficznych cech, możliwości technicznych, kadrowych oraz przy racjonalnym zaangażowaniu środków i nakładów pracy.

Zakres organizacji w rachunkowości:

  • Organizacja procesu informacyjnego w systemie rachunkowości
  • Organizacja działu rachunkowości

Na organizację procesu informacji składa się organizacja następujących elementów:

  • Dokumentacji księgowej (rodzaje dokumentów, wystawianie, obieg, kontrola, przechowywanie)
  • Ewidencji księgowej (plan kont, forma, technika księgowa)
  • Inwentaryzacji i kontroli wewnętrznej
  • Sprawozdawczości (rodzaje, zasady sporządzania, badanie, zatwierdzanie)

Do zakresu organizacji działu rachunkowości można zaliczyć:

  • Lokalizację działu rachunkowości w strukturze jednostki gospodarczej
  • Wewnętrzną strukturę działu rachunkowości
  • Podział pracy w dziale rachunkowości
  • Wyposażenie techniczne tego działu
  • Dobór i przygotowanie personelu.

Między poszczególnymi obszarami i elementami organizacji rachunkowości istnieją z jednej strony powiązania, a z drugiej strony określone uwarunkowania, np. wybór wyposażenia technicznego działu rachunkowości ma wpływ na organizację pracy w tym dziale i wymagania względem personelu, a także na rozwiązania dotyczące dokumentacji, ewidencji księgowej, inwentaryzacji, sprawozdawczości. Jednocześnie dotychczasowy model ewidencji w jednostce gospodarczej, jej struktura organizacyjna, kwalifikacje personelu mogą wpływać na wybór określonych rozwiązań technicznych.

Podstawowe zadania organizacji rachunkowości – powiązanie poszczególnych elementów, aby system rachunkowości sprawnie funkcjonował, tj. gwarantował właściwe spełnianie przez rachunkowość jej podstawowych funkcji, czyli funkcji informacyjnej oraz powiązanie z nią funkcji szczegółowych, tzn. funkcji ewidencji, funkcji kontrolnej, sprawozdawczej, statystycznej, dowodowej, optymalizacyjnej, motywacyjnej, planistycznej i analitycznej.

Organizacja rachunkowości powinna sprzyjać racjonalnemu wykorzystywaniu posiadanych sił i środków do uzyskania wiarygodnych i terminowych informacji w pożądanych przekrojach informacyjnych, zarówno w zakresie rachunkowości finansowej, jak i zarządczej.

Źródła informacji na potrzeby analizy finansowej

Celem analizy finansowej jest przygotowanie i przetworzenie informacji o działalności, wynikach i sytuacji ekonomiczno-finansowej przedsiębiorstwa, stanowiących podstawę podejmowania decyzji gospodarczych. Informacje te umożliwiają poznanie i ocenę faktów i zjawisk gospodarczych, opracowanie sposobów usprawnienia działalności przedsiębiorstwa oraz określenie skutków ekonomiczno-finansowych proponowanych decyzji. W warunkach gospodarki rynkowej niemożliwe jest podejmowanie decyzji dotyczących celów przedsiębiorstwa, sterowanie nim, elastyczne dostosowywanie ich do zmieniających się warunków zewnętrznych i wewnętrznych oraz kierowanie procesem realizacji tych celów, bez informacji decyzyjnych. Zakres analizy polegający na merytorycznym i informacyjnym wspomaganiu procesów przygotowania decyzji finansowych, obciąża ją odpowiedzialnością za faktyczną jakość tych decyzji. Materiały niekompletne, niestarannie przygotowane mogą być przyczyną błędnych ustaleń wniosków, następnie niewłaściwych decyzji.

O wynikach analizy finansowej decydują materiały źródłowe służące badaniu zjawisk gospodarczych. Materiały źródłowe dzieli się na dwie grupy :

–          materiały wewnętrzne, zawierające dane o przedsiębiorstwie,

–          materiały zewnętrzne, informujące o otoczeniu przedsiębiorstwa.

Dane o przedsiębiorstwie pod względem ich charakteru można podzielić na ewidencyjne i pozaewidencyjne.

Materiały ewidencyjne mają znaczenie podstawowe i wynikają z prowadzonej w danym przedsiębiorstwie ewidencji, zatem źródłem informacji liczbowych są: księgowość, kalkulacja i ewidencja, sprawozdawczość finansowa i rzeczowa. Informacjami pozaewidencyjnymi wykorzystywanymi w analizie finansowej są protokoły z różnych zebrań w przedsiębiorstwie, sprawozdania i protokoły z posiedzeń zarządu i rady nadzorczej, protokoły pokontrolne informacje z banku finansującego dane przedsiębiorstwo. Podstawowym źródłem informacji wykorzystywanych w analizach ekonomicznych są bilanse, rachunki wyników i rachunki przepływów pieniężnych.

Wspomniane wyżej dokumenty stanowią podstawę do statycznej i dynamicznej oceny stanu i wyników finansowych przedsiębiorstwa. Na ich podstawie sporządzany jest rachunek przepływów środków pieniężnych. Daje on obraz przepływu środków pieniężnych w przedsiębiorstwie oraz orientację o kierunkach ich zagospodarowania. Sprawozdania przedstawione powyżej analizowane są nie tylko za dany rok obrachunkowy, ale również większy okres działalności przedsiębiorstwa. Ułatwia to ocenę sytuacji majątkowej i finansowej partnerów gospodarczych współpracujących z przedsiębiorstwem. Dodatkowym źródłem informacji wykorzystywanych w analizach są raporty.  Obowiązek publikowania swoich wyników ekonomiczno-finansowych mają[1]:

–          spółki akcyjne,

–          spółki z o.o., w których Skarb Państwa posiada więcej niż połowę udziałów,

–          spółki z o.o., komandytowe i cywilne oraz jawne, które w roku poprzedzającym rok sprawozdawczy zatrudniały średnio ponad 50 osób albo osiągnęły sumę bilansową ponad 1 mln Euro lub przychody netto ze sprzedaży produktów towarów i usług oraz przychody z operacji finansowych ponad 2 mln  Euro.

Poszukiwaniem i zbieraniem informacji gospodarczych zajmują się wyspecjalizowane firmy[2]. Firmy te zbierają informacje legalne, lecz trudnią się zbieraniem informacji nielegalnych, uznawanych przez ich posiadacza za poufne lub tajne. Standardowa informacja o firmie gromadzona przez wywiadownię gospodarczą zawiera dane o:

–          formie prawnej przedsiębiorstwa,

–          dacie jego powstania,

–          wpisie w rejestrze handlowym,

–          kapitale założycielskim i udziałowcach, zarządzie,

–          rodzaju działalności,

–          zatrudnieniu i posiadanym majątku,

–          wielkości obrotu.

Informacje mogą zawierać również dane na temat stanu ekonomiczno-finansowego firmy, banku kredytującego ją, wywiązywania się z płatności oraz zdolności kredytowej. Informacje o firmach zbierane są z wszelkich możliwych źródeł.   Poniżej przedstawiono układ rachunku zysków i strat przedsiębiorstwa, które obowiązuje jednostkę poddaną analizie w części empirycznej pracy.



[1] Ustawa z 19 października 1991roku o badaniu i ogłaszaniu sprawozdań finansowych oraz o biegłych rewidentach ich samorządzie ( Dz. U. z 1991r.,nr 111, poz. 480).

[2] Dostarczaniem informacji o partnerach gospodarczych zajmują się wywiadownie gospodarcze, określane też bankami informacji. W  Polsce otwierają swoje oddziały  światowe  wywiadownie gospodarcze. Na obsługę firm w zakresie informacji nastawiła się Krajowa Izba Gospodarcza, będąca instytucją użyteczności publicznej. Oprócz informacji samodzielnie zbieranych, udostępnia ona również informacje ze światowych wywiadowi takich jak: Dun and Bradstreet Europe, Creditreform, Kreditschutzverband, Ettisch – Enchelmeier Gmbh, itp.

Organizacja sprawozdawczości finansowej

Elementy sprawozdania finansowego

Końcowym etapem cyklu informacyjnego rachunkowości jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe sporządza się:

  • Na dzień kończący rok obrotowy
  • Na dzień zakończenia działalności jednostki (likwidacji, upadłości, sprzedaży)
  • Na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej w przypadku:
    • Przekształcenia spółki osobowej raz cywilnej w inną spółkę osobową
    • Połączenia jednostek
    • Ogłoszenia upadłości jednostki z możliwością zawarcia układu
    • W jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę (dzień wpisu do rejestru)
    • Na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek (wpis do rejestru)
    • Na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości
    • Na inny dzień bilansowy określony innymi przepisami nie później niż 3 miesiące od dnia zaistnienia tych zdarzeń

Tak zwany dzień bilansowy to dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe.

Najczęściej sporządza się „zwykłe” sprawozdanie finansowe, na dzień kończący rok obrotowy albo rok kalendarzowy lub 31 marca roku następnego.

Rok obrotowy trwa 12 miesięcy kalendarzowych, ten sam okres stosowany jest także dla celów podatkowych. Rok obrotowy określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę.

Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie roku to może połączyć księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres z księgami rachunkowymi i sprawozdanie finansowe za rok następny – wyjątek od zasady sporządzania sprawozdania za okres 12 miesięcy. W przypadku zmiany roku obrotowego, pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

Odpowiedzialność za sporządzenia sprawozdania finansowego

Za termin sporządzenia sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki, czyli osoba lub organ, który uprawniony jest do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę ( nie później niż 3 miesiące od dnia bilansowego).

Kierownik jednostki odpowiada za termin sporządzenia sprawozdania finansowego nawet, gdy obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości przekazał innej osobie (najczęściej jest to główny księgowy).

Wynika to z art. 4 ust. 5 UoR zgodnie z którym kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Kierownik jednostki jest także zobowiązany wraz z osobą, której powierzono prowadzenia ksiąg rachunkowych, do podpisania sprawozdania finansowego. Jeżeli jednostką kieruje zespół wieloosobowy to podpis musi złożyć każda z tych osób. Odmowa podpisania wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Należy pamiętać, aby podpisany był każdy element sprawozdania, zarówno bilans, jak i rachunek wyników i informacja dodatkowa. Koniecznym elementem dla uznania sprawozdania za prawidłowe i ważne w świetle prawa jest data podpisu – która stanowi dowód dotrzymania terminu.

Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów w zakresie sprawozdania finansowego wprowadza art. 77 UoR stanowiąc, że kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

  • nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
  • niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych

podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Zakres sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe składa się z:

  • bilansu
  • rachunku zysków i strat
  • informacji dodatkowej (wprowadzenia do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia)
  • zestawienia zmian w kapitale własnym
  • rachunku przepływów pieniężnych

Ostatnie 2 elementy dotyczą banków, zakładów ubezpieczeniowych i zakładów reasekuracji, jednostek działających na podstawie przepisów o publicznym obrocie papierami wartościowymi i fundacjach powierniczych oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych, jednostek działających na podstawie przepisów o organizowaniu i funkcjonowaniu funduszów emerytalnych, spółek akcyjnych i pozostałych jednostek, które w poprzednim roku obrotowym spełniły następujące warunki:

  • średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.

W przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, kierownik jednostki sporządza wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym sprawozdanie z działalności jednostki.

Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności.

Cechy sprawozdania finansowego

Rzeczowość – dążenie do zaspokojenia potrzeb użytkowników w zakresie informacji użytecznych przy podejmowaniu decyzji.

Zrozumiałość – użytkowników informacji cechuje różna zdolność do percepcji informacji, dlatego należy je dostarczać w najprostszej formie

Wiarygodność – użytkownik powinien być przekonany o wiarygodności informacji

Kompletność – sprawozdania finansowe powinny zapewniać całkowity obraz działalności ekonomicznej przedsiębiorstwa

Obiektywizm – informacje ujęte w sprawozdaniu finansowym powinny być wolne od celowej stronniczości

Aktualność – użyteczne są informacje, które zostają dostarczone w odpowiednim czasie

Porównywalność – informacje finansowe powinny pozwalać na porównanie przy podejmowaniu decyzji co wymaga spójności zasad rachunkowości

Zatwierdzenia sprawozdania finansowego

Zgodnie z art. 53 ust. 1 UoR roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Organem zatwierdzającym jest organ określony w statucie, umowie spółki i dla poszczególnych podmiotów jest to:

  • w spółkach komandytowo-akcyjnych: walne zgromadzenia akcjonariuszy i komplementariuszy
  • w sp. z o.o.: zgromadzenie wspólników
  • w sp. SA.: walne zgromadzenie akcjonariuszy
  • w spółdzielni: zgromadzenie członków lub przedstawicieli członków
  • w przedsiębiorstwach państwowych: Minister Skarbu Państwa lub inny organ założycielski
  • w sp. Osobowych: wspólnicy spółki w przedsiębiorstwach prywatnych: właściciel/ele

Podstawowe zasady organizacji rachunkowości

W organizacji rachunkowości muszą być przestrzegane zasady ogólnej teorii organizacji:

  • Zasada planowania i kontroli
  • Zasada racjonalnego podziału pracy

Zgodnie z zasadą planowania i kontroli w ramach organizacji rachunkowości należy opracować:

  • Dokumentację zasad rachunkowości zawierającą m.in. plan kont oraz dokumentację systemu informacyjnego
  • Plan (instrukcje) dokumentacji księgowej i jej obiegu
  • Instrukcję i plan inwentaryzacji
  • Plan (instrukcję) sprawozdawczości
  • Schemat organizacji i plan podziału pracy działu rachunkowości

Z zasadą racjonalnego podziału pracy łączy się:

  • Wkomponowanie działu rachunkowości w schemat organizacji jednostki gospodarczej
  • Opracowanie schematu organizacji działu rachunkowości (struktura scentralizowana albo zdecentralizowana)
  • Podział pracy między komórki (stanowiska) działu rachunkowości
  • Równomierne rozłożenie czynności, aby nie nastąpiło spiętrzenie prac lub okresy „puste”

Oprócz ogólnych zasad organizacji pracy racjonalna organizacja rachunkowości wymaga:

  • Znajomości zasad prawidłowej rachunkowości
  • Przestrzeganie obowiązujących przepisów
  • Znajomości form i technik księgowania
  • Uwzględnienie specyficznych cech jednostki gospodarczej
  • Określenie zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb informacyjnych
  • Zdefiniowanie przedmiotu ewidencji

Kryteria oceny jakości organizacji rachunkowości:

  • Kryteria wymierne
    • Liczba przekrojów informacyjnych
    • Szybkość dostarczania informacji
    • Bezwzględna liczba zatrudnionych w dziale rachunkowości
    • Procentowy udział zatrudnionych w dziale rachunkowości w stosunku do ogółu zatrudnionych
    • Koszt utrzymania działu rachunkowości
    • Kryteria niewymierne
      • Szczegółowość informacji
      • Elastyczność informacji (możliwość i szybkość dostosowania do zmieniających się lub nowych potrzeb informacyjnych)

W wypadku negatywnych ocen pracy działu rachunkowości należy usprawnić jego organizację.

Przed ostatecznym wdrożeniem zmian należy przeprowadzić próbne ich testowanie. Pozytywny wynik uzasadnia modyfikacje rozwiązań organizacyjnych.

Do oceny wprowadzonych zmian organizacyjnych mogą być zastosowane wskaźniki efektywności wyrażające stosunek rocznych efektów osiąganych dzięki wprowadzanym zmianom do kosztów ponoszonych w związku z ich wdrożeniem.

Wskaźnik efektywności > 1   (opłacalność zmian organizacyjnych)

Wskaźnik efektywności < 1   (nieopłacalność wdrożenia zmian organizacyjnych)

W przypadku, gdy wskaźnik efektywności jest > 1 należy rozważyć pozaekonomiczne efekty zmian, a także ich skutki w okresie dłuższym niż rok.

Dopiero po rozwiązaniu różnych aspektów należy podjąć ostateczną decyzję.

Dokonując zmian organizacyjnych w dziale rachunkowości należy zwrócić szczególną uwagę na przygotowanie kadr.