Podatnicy opodatkowani w formie karty podatkowej

Podatnicy opodatkowani w formie karty podatkowej są obowiązani zawiadomić w terminie siedmiu dni urząd skarbowy o zmianach, jakie zaszły w stosunku do stanu faktycznego, które powodują utratę warunków do opodatkowania w formie karty podatkowej. Podatnicy są wówczas obowiązani poczynając od dnia, w którym nastąpiła utrata tych warunków, zaprowadzić tak jak w przypadku zrzeczenia się opodatkowania w formie karty podatkowej:

– ewidencję i płacić ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, jeżeli spełnia ustawowe warunki, albo

– właściwe księgi chyba, że jest zwolniony od tego obowiązku i płacić podatek dochodowy na ogólnych zasadach.[1]

U podatników podlegających za część roku opodatkowaniu na ogólnych zasadach, za podstawę do ustalenia podatku dochodowego za ten okres przyjmuje się dochód osiągnięty od dnia utraty warunków do opodatkowania w formie karty podatkowej.[2]

Urząd skarbowy stwierdza wygaśnięcie decyzji ustalającej stawkę podatku w przypadku, gdy podatnik:

– poda we wniosku o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej dane niezgodne ze stanem faktycznym, powodujące nieuzasadnione zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej, bądź ustalenie wysokości podatku dochodowego w formie karty podatkowej w kwocie niższej od należnej, lub

– prowadzi nierzetelnie ewidencję zatrudnienia bądź, mimo obowiązku, nie prowadzi tej ewidencji, a stwierdzony stan zatrudnienia jest wyższy od zgłoszonego urzędowi skarbowemu, lub

– nie zawiadomi urzędu skarbowego w terminie o zmianach powodujących utratę warunków do opodatkowania w formie karty podatkowej albo mających wpływ na podwyższenie wysokości podatku dochodowego w formie karty podatkowej, bądź w zawiadomieniu poda dane w tym zakresie niezgodne ze stanem faktycznym, lub

– w rachunku lub fakturze stwierdzających sprzedaż wyrobu, towaru lub wykonanie usługi poda dane istotnie niezgodne ze stanem faktycznym.[3]

W takim przypadku podatnicy są obowiązani płacić podatek dochodowy na ogólnych zasadach za cały rok podatkowy.

Podatnicy opodatkowani w formie karty podatkowej są obowiązani zawiadomić urząd skarbowy o zmianach, jakie zaszły w stosunku do stanu faktycznego, które mają wpływ na wysokość podatku dochodowego w formie karty podatkowej.

Utrata warunków do opodatkowania w formie karty podatkowej może nastąpić między innymi w wyniku:

– zmiany zakresu wykonywanej działalność poza zakresem zamieszczonym w załączniku nr 4 do ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym,

– przekroczenia stanu zatrudnienia określonego w przepisach o karcie podatkowej,

– podjęcia przez małżonka działalności w tym samym zakresie jak podatnik korzystający z karty podatkowej,

– zatrudnienia osób na umowę zlecenia lub umowę o dzieło jak też korzystania z usług innych zakładów i przedsiębiorstw, z wyjątkiem usług specjalistycznych,

– nie zawiadomienia w terminie urzędu skarbowego o zmianach, które mają wpływ na podwyższenie wysokości podatku dochodowego w formie karty podatkowej bądź podadzą w zawiadomieniu dane niezgodne ze stanem faktycznym.[4]

Podatnik, który zawiadomi w formie pisemnej urząd skarbowy o utracie warunków do opodatkowania w formie karty podatkowej, jest obowiązany, poczynając od dnia, w którym nastąpiła utrata tych warunków, zaprowadzić:

– ewidencję i płacić ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, jeżeli spełnia ustawowe warunki, albo

– właściwe księgi chyba, że jest zwolniony od tego obowiązku i płacić podatek dochodowy na ogólnych zasadach.[5]

W stosunku do podatników podlegających za część roku opodatkowaniu na ogólnych zasadach, za podstawę do ustalenia podatku dochodowego za ten okres przyjmuje się dochód osiągnięty od dnia utraty warunków do opodatkowania w formie karty podatkowej.

Księgi rachunkowe zwane także handlowymi, to w myśl wyżej wspomnianej ustawy dziennik oraz zbiór utrwalonych na papierze zapisów dokonanych na kontach prowadzonych w postaci ksiąg, rejestrów lub luźnych kart albo przenoszonych z komputerowych nośników danych, uzgodnione za pomocą zestawienia obrotów i sald lub tylko sald i uzupełnione o wykaz składników aktywów i pasywów.

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe obowiązane są do stosowania zasad rachunkowości w sposób prawidłowy, zapewniając rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej, wyniku finansowego oraz rentowności jednostki.
Rachunkowość obejmuje:

  • opis przyjętych zasad rachunkowości,
  • prowadzenie ksiąg rachunkowych,
  • okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
  • wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
  • sporządzanie sprawozdań finansowych i innych, których dane wynikają z ksiąg rachunkowych,
  • gromadzenie i przechowywanie dokumentacji przewidzianej ustawą,
  • poddanie badaniu i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.[6]

Jeżeli firma przyjmuje zasady musi je stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych na kontach, wyceny aktywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych, pasywów, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych.

Wykazane w bilansie zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości w bilansie otwarcia następnego roku obrotowego. Przy wycenie aktywów i pasywów oraz ustalaniu wyniku finansowego przyjmuje się, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność gospodarczą w niezmniejszonym istotnie zakresie, chyba, że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym.

W księgach rachunkowych i wyniku finansowym jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

[1]              P.M. Gaudemet, J. Molinier, Finanse publiczne, PWE, Warszawa 2000, s. 429

[2]              A. Komar, Systemy podatkowe podmiotów gospodarczych, Konieczny i Kruszewski, Warszawa 2005, s. 85

[3]              L. Szyszko, J. Szczepański, Finanse przedsiębiorstwa, PWE, Warszawa 2007, s. 117

[4]              D. Krzemińska, Finanse przedsiębiorstwa. Wydawnictwo Wyższej Szkoły Bankowej, Poznań 2000, s. 209

[5]              G. Szczodrowski, Polski system podatkowy, PWN, Warszawa 2007, s. 43

[6]              Tamże, s. 44

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jako forma ewidencji operacji

Podczas powstawania nowej firmy, jak również w toku jej działalności ważnym elementem jej funkcjonowania jest wybór odpowiedniej formy opodatkowania w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.

Celem pracy jest omówienie istotnej problematyki, jaką jest decyzja związana z wyborem odpowiedniej formy opodatkowania przez małe i średnie przedsiębiorstwa. Wielu przyszłych przedsiębiorców stoi przed trudnym wyborem jakim jest zdecydowanie się na formę opodatkowania, która będzie najkorzystniejsza dla danej działalności gospodarczej. Jak ważną rolę odgrywają podatki w życiu ludzi najlepiej ujął Benjamin Franklin, którego sławne powiedzenie brzmiało „w życiu pewne są tylko śmierć i podatki”.

Właściciel małego przedsiębiorstwa przed rozpoczęciem działalności zobowiązany jest do wyboru formy opodatkowania.

Problematyka wyboru jednej z form opodatkowania opiera się na oszczędności podatkowej oraz uciążliwości prowadzenia ewidencji. Przy wyborze sposobu opodatkowania w przypadku firm działających na niewielką skalę należy uwzględnić rodzaj oraz formę organizacyjno prawną prowadzonej działalności gospodarczej. Aby podatnik mógł dokonać efektywnego wyboru właściwej formy opodatkowania konieczna jest znajomość zasad, a także wad i zalet, każdej z form w celu dokonania wyboru najbardziej korzystnej dla niego.

Przed dokonaniem wyboru formy opodatkowania przedsiębiorca musi wziąć pod uwagę fakt, że każda forma wymaga spełnienia określonych wymogów przewidzianych w aktach prawnych, warunków umożliwiających jej stosowanie, a co za tym idzie każda nakłada na podatnika określony sposób dokumentacji  i ewidencji zaszłości podatkowych. Ponadto każda niesie za sobą różne kwoty obciążeń podatkiem dochodowym.

W pracy zostaną przedstawione poszczególne formy opodatkowania stosowane przez firmy o niewielkich rozmiarach. Zakres pracy obejmować będzie podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany oraz kartę podatkową.

Praca ta ma na celu przybliżyć istniejące możliwości wyboru formy opodatkowania.

Najwięcej miejsca zostanie poświęcone zasadom ogólnym, czyli podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Aby przybliżyć obraz jej stosowania oparto się na przykładzie firmy X.

Praca będzie składać się z czterech rozdziałów. Pierwszy z nich przedstawiać będzie pojęcie, klasyfikację oraz specyfikę działalności przedsiębiorstw sektora małych i średnich przedsiębiorstw.  Rozdział ten dotyczyć ma istoty podatku, jego cech, elementów, konstrukcji oraz klasyfikacji. W rozdziale tym zostaną omówione również zasady podatkowe. Scharakteryzowane zostaną poszczególne formy opodatkowania, jakie mogą wybrać przedsiębiorstwa, a także ich wady i zalety, dzięki czemu łatwiej można podjąć decyzję o wyborze. Rozdział ten przedstawia kryteria jakie przedsiębiorcy powinni brać pod uwagę wybierając formę opodatkowania.

Tematem drugiego rozdziału będzie omówienie stosowanych form rozliczeń z budżetem z tytułu dochodów. Dział ten jest jednocześnie wprowadzeniem do czwartego działu, gdzie zostanie omówiona podatkowa księga przychodów i rozchodów na przykładzie firmy X. Rozdział trzeci pracy poświęcony zostanie na ogólną charakterystykę działalności oraz struktury organizacyjnej firmy X.

Do napisania pracy w części teoretycznej, czyli w dwóch początkowych rozdziałach posłużono się analizą literatury z zakresu przedsiębiorczości a także podatków oraz form opodatkowania przedsiębiorstw, natomiast rozdział trzeci i czwarty powstanie dzięki dokumentacji udostępnionej przez przedsiębiorstwo, a także dzięki wywiadom przeprowadzonym z właścicielami oraz pracownikami przedsiębiorstwa produkcyjnego X.

Mając na uwadze prawo do ochrony danych osobowych swoich klientów zastosowano zmianę nazwy firmy. Także wszelkiego rodzaju dane liczbowe dotyczące współpracy z tymi klientami zostaną zmienione, ale w proporcjach umożliwiających skonfrontowanie ich z ustawowymi wytycznymi. Wielu podatnikom obowiązujące przepisy podatkowe sprawiają wiele trudności, dlatego zamiarem pracy jest wyjaśnienie jak największej liczby wątpliwości dotyczących stosowanych form rozliczeń.

Kryteria wyróżnienia małego podmiotu gospodarczego

W literaturze ekonomicznej jak i społeczno-gospodarczej problematyka małych i średnich przedsiębiorstw zajmuje ważne miejsce.

Przez wiele lat pojawiały się takie określenia jak: drobna wytwórczość, przemysł drobny, pozarolnicza indywidualna działalność gospodarcza, small business, miało to związek z reformą gospodarczą w naszym kraju, kiedy to nastąpiła transformacja polskiej gospodarki, czyli przejście z gospodarki centralnie planowanej do gospodarki rynkowej. Owa transformacja przyczyniła się do zmian w obszarze stosunków własnościowych tzn. likwidowanie własności państwowej i zastąpienie jej własnością prywatną. Następowało to wskutek stopniowego wypierania przez prywatne podmioty gospodarcze podmioty państwowe przez tworzenie nowych jednostek gospodarczych bądź przekształcanie już istniejących.

W literaturze spotykamy różne definicje małych i średnich przedsiębiorstw i tak np. określamy terminem „małe i średnie” te przedsiębiorstwa, które:

  1. obsługują niewielką część rynku, na którym działają;
  2. zarządzane są przez swoich właścicieli lub współwłaścicieli w sposób bezpośredni;
  3. są niezależne w tym sensie, że nie są częścią wielkiego przedsiębiorstwa,
    a właściciel-menadżer przy podejmowaniu zasadniczych decyzji nie może być uzależniony od nadzoru z zewnątrz.[1]

W polskim prawie zdefiniowano pojęcie małych i średnich firm zgodnie z zale­ceniami Komisji Unii Europejskiej z dnia 3 kwietnia 1996 roku.[2]

Małe przedsiębiorstwa to takie, które w poprzednim roku obrotowym:

  1. zatrudniały poniżej 50 pracowników;
  2. osiągnęły przychód netto ze sprzedaży towarów, wyrobów, usług i operacji finansowych nie przekraczający 7mln euro lub suma aktywów ich bilansu sporządzonego na koniec poprzedniego roku obrotowego nie przekroczyła 5 mln euro.[3]

Natomiast za średnie uznaje się przedsiębiorstwa nie będące małym przedsiębiorstwem, które w poprzednim roku obrotowym:

  1. zatrudniały poniżej 250 pracowników;
  2. osiągnęły przychód netto ze sprzedaży towarów, wyrobów, usług i operacji finansowych nie przekraczający 40 mln euro lub suma aktywów ich bilansu sporządzonego na koniec poprzedniego roku obrotowego nie przekroczyła 27 mln euro.[4]

Nie uważa się jednak za małe i średnie przedsiębiorstwo, w którym przedsiębiorcy inni niż mali i średni posiadają:

  1. więcej niż 25% wkładów, udziałów lub akcji;
  2. prawa do ponad 25% udziału w zysku;
  3. więcej niż 25% głosów w zgromadzeniu wspólników.[5]

Obecnie małe i średnie przedsiębiorstwa możemy podzielić ze względu na kategorie wielkości:

  1. przedsiębiorstwa najmniejsze zatrudniające do 5 pracowników;
  2. przedsiębiorstwa małe zatrudniające w granicach 6-50 pracowników przemyśle i budownictwie i 6-20 pracowników w pozostałych działach gospodarki narodowej;
  3. przedsiębiorstwa średnie zatrudniające w granicach 51-500 pracowników przemyśle i budownictwie i 21-500 pracowników w pozostałych działach gospodarki narodowej.

GUS przyjmuje, że przedsiębiorstwa małe zatrudniają od 5 do 50 osób zaś średnie od 51 do 500 osób.[6]

Przez pojęcie przedsiębiorcy rozumie się osobę, która prowadzi przedsiębiorstwo i spełnia w stosunku do niego funkcje kreatora i organizatora działań gospodarczych, kreatora i inspiratora postępu technicznego oraz kreatora nowych produktów i pozyskiwanie dla nich rynków zbytu. Pojęcie przedsiębiorcy możemy różnie definiować i interpretować, i tak dla przykładu podam definicje przedsiębiorcy w ujęciu Schumpetera i Knighta. Otóż reprezentowali oni odmienne poglądy odnośnie tego kogo możemy określić mianem przedsiębiorcy. Kwestie sporne dotyczyły istoty działań przedsiębiorczych oraz roli kapitalisty w finansowaniu i kierowaniu przedsięwzięciem. Zupełnie innego zdania jest Knight, dla którego istota działań przedsiębiorczych wiąże się z niepewnością, a nie z innowacyjnością. Według Knighta przedsiębiorcą jest każda osoba, która realizuje działania obciążone ryzykiem, nawet wówczas, gdy dotyczą one znanych wcześniej wyrobów i usług, wykorzystują znaną technologię czy działają na dotychczasowych rynkach.[7]

[1]              P.M. Gaudemet, J. Molinier, Finanse publiczne, PWE, Warszawa 2000, s. 214

[2]              I. Przychocka, Małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce, PWE, Warszawa 2002, s. 7-8

[3]              Ustawa z dnia 19 listopada 1999 roku, Prawo Działalności Gospodarczej, Dz.U. Nr 101 z dnia 17 grud­nia, poz. 1178

[4]              A. Gomułowicz, J. Małecki, Podatki i prawo podatkowe, LexisNexis, Warszawa 2010, s. 65

[5]              Tamże, s. 66

[6]              J. Buga, Małe i średnie przedsiębiorstwa jako element prorozwojowej polityki lokalnej, Gospodarka Narodowa, nr 10, 2004, s. 17

[7]              I. Przychocka, Małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce…op. cit., s. 10

Organizacja obiegu dowodów księgowych

Od niej zależy kompletne i terminowe dostarczanie do działu księgowości, gdzie są podstawą czynności ewidencyjno – rozliczeniowych.

Obieg dokumentów rozpoczyna się od momentu ich wystawienia albo wpływu do firmy, a kończy w momencie zaksięgowania i przekazania do archiwizacji. W tym czasie dokument przechodzi przez różne ogniwa w firmie, które mogą dokonywać na nich różnych czynności.

Niewłaściwa organizacja obiegu dokumentów może powodować zakłócenia w pracy wielu ogniw w przedsiębiorstwie.

Dążąc do optymalnego obiegu dokumentów księgowych należy:

  • określić rodzaje dokumentów stosowanych w przedsiębiorstwie, eliminując dokumenty dublujące się i zbędne oraz zapewniające ich maksymalną wartość w myśl zasady, że dana operacja powinna mieć jedno źródło informacji, z którego będą korzystać różni użytkownicy
  • ustalić niezbędna liczbę kopii, uwzględniając zasadę maksymalnego wykorzystania jednego dokumentu przez różnych użytkowników
  • ujednolicić układ dla rozbudowanych dokumentów
  • ograniczyć do minimum liczbę dokumentów zaliczanych do druków ścisłego zarachowania i ścisłej kontroli, których obieg jest zwolniony ze względu na rozbudowane procesy kontroli
  • wprowadzić odpowiedni system symboli kodów co ułatwia wypełnianie dokumentów i identyfikację określonych operacji gospodarczych lub ich elementów
  • ustalić rodzaj, zakres i typ kontroli
  • doprowadzić do skrócenia drogi i czasu obiegu dokumentów przez:
  • wyznaczenia minimalnego czasu pozostawiania dokumentów w określonych ogniwach
  • eliminację zbędnych ogniw
  • jednorazowy przepływ
  • określenie terminów przekazywania dokumentów między komórkami
  • kontrolowanie terminowości przepływu dokumentów przez ogniwa pośrednie i terminowości wpływów do działu rachunkowości

W celu usprawnienia wystawiania obiegu i kontroli dokumentów księgowych w jednostce gospodarczej stosuje się instrukcję dokumentów. Instrukcja składa się z części:

  • ogólnej
  • szczegółowej – dotyczy poszczególnych dokumentów i ich obiegu

Elementy instrukcji:

  • informacje wstępne
  • dokumentacja ksiąg – zasięg
  • zasady przyjmowania, wystawiania i kontroli
  • zasady obiegu dokumentów wg rodzajów operacji

Zawartość:

  • interpretacja skutków, symboli
  • zakres instrukcji
  • wykaz komórek i stanowisk zaangażowanych w obieg dokumentów
  • określenie kompetencji do akceptacji określonych dowodów i zawartych w nich dyspozycji

Instrukcja wystawiona w obiegu i kontroli dokumentów ksiąg w formie zarządzenia kierownika jednostki powinna dotrzeć do wszystkich komórek organizacyjnych, które są związanie z ich obiegiem.

Od wywiązywania się przez nie z ustaleń zawartych w instrukcji co do przyjmowania, wystawiania dowodów, dokonywania adnotacji, obliczeń, kontroli zależy ich jakość.

Korekty dowodów księgowych

Dowody księgowe powinny być:

  • rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji
  • kompletne, zawierające ww. elementy
  • wolne od błędów rachunkowych

Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Taki sposób dokonywania korekty nie pozwala na stwierdzenie kiedy poprawka została wprowadzona i prześledzenie zmian od pierwszej wersji do wersji ostatecznej na dany dzień – podważa wiarygodność. Jedną z dopuszczalnych metod jest dokonywanie korekt w dowodach źródłowych zewnętrznych – zarówno obcych jak i własnych, to wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie (wraz z uzasadnieniem).

Dekretacja dowodów księgowych

Dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji gospodarczych będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych powinien zawierać m.in.:

  • Stwierdzenie sprawdzenia dowodu
  • Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych

Po sprawdzeniu dowód powinien być zakwalifikowany – zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 6 UoR – do ujęcia w księgach rachunkowych przez uprawnioną do tego osobę.

Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych polega na wskazaniu miejsca, sposobu ujęcia (dekretacji).

Zakwalifikowanie powinno wskazywać:

  • Datę, pod którą dokument ma być księgowany
  • Konta i strony tych kont (Wn i Ma), na których nastąpi zapis
  • Kwotę operacji gospodarczej
  • Ewidencje analityczną

Osoba kwalifikująca dowód do ujęcia w księgach rachunkowych – na znak potwierdzenia wskazania okresu rachunkowego i sposobu ujęcia w księgach – powinna się podpisać.

UoR nie wskazuje formy sprawdzania dowodu i jego dekretacji, może to być zatem dowolna forma przyjęta przez jednostkę i określona w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości (art. 10 UoR).

Dla ułatwienia przy sprawdzaniu dowodów oraz ich kwalifikowaniu do ujęcia w księgach można stosować pieczątki (pola do wymienionych wskazań).

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 UoR).

System komputerowy powinien umożliwiać:

  • Uzyskanie informacji o sposobie ewidencji dowodu na kontach księgi głównej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu
  • Ustalenie jednoznacznego powiązania dowodów księgowych wraz z nr w dzienniku

Elementy dowodu księgowego:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt. 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

Dokumenty magazynowe związane z obrotem zapasami

Ewidencja księgi majątku obrotowego powinna być prowadzona wg zasad ustalonych w zakładowym planie kont zgodnie z UoR i potrzebami kontroli wewnętrznej jednostki. Ewidencja ta powinna zapewnić konkretne przychody, rozchody i zapasy oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia. Obrót materiałami, towarami, WG, powinien być odpowiednio udokumentowany.

Do typowych dokumentów dokumentujących obrót magazynowy zaliczamy:

  • Pz
  • Pw
  • Zw
  • Mm
  • Wz
  • Rw

Dowód Pz dokumentuje przyjęcie do magazynu zakupionych materiałów i towarów. Na podstawie tego dokumentu możemy porównać ilość materiałów wyszczególnioną na fakturze z ilością przyjętą do magazynu. Dowód Pz stanowi podstawę przyjęcia materiałów i towarów do magazynu i rozliczenia zakupu.

Dokument Pz:

  • Nr i datę dowodu zakupu
  • Kolejny nr Pz
  • Nazwę dostawcy
  • Nazwę materiałów i towarów
  • Datę przyjęcia składników majątku do magazynu
  • Ilość przyjętą do magazynu

Dowód Pw dokumentuje przyjecie z produkcji do magazynu WG przeznaczonych do sprzedaży. Dokument Pw:

  • Nr kolejny Pw
  • Nazwę wyrobu
  • Datę przyjęcia
  • Ilość przyjętą do magazynu
  • Jednostkę miary, cenę jednostkową oraz wartość
  • Datę i podpis przekazującego i przyjmującego

Dowód Zw dokumentuje zwrot do magazynu wcześniej pobranych materiałów. Dokument ten ma zastosowanie w sytuacji, gdy z magazynu pobrano za dużą ilość materiałów lub pomyłkowo niewłaściwy towar. Dokument Zw:

  • Datę zwrotu i przyjęcia do magazynu
  • Kolejny nr Zw
  • Nazwę wydziału dokonującego zwrotu
  • Rodzaj materiału, ilość, jednostkę miary
  • Powód zwrotu
  • Data i podpis

Dowód MM dokumentuje przesunięcie składnika majątku pomiędzy magazynami tej samej jednostki. W jednym magazynie następuje zmniejszenie stanu magazynowego, a w drugim zwiększenie o te sama ilość i wartość. Zawiera:

  • Nazwy magazynów
  • Data wydania i przyjęcie
  • Kolejny numer Mm
  • Nazwa składnika majątku
  • Ilość, jednostkę, wartość
  • Data, podpis

Dowód Wz dokumentuje wydanie materiałów, towarów i WG na zewnątrz jednostki, np. przy ich sprzedaży.

Zawiera:

  • Datę wystawienia dokumentu
  • Kolejny nr Wz
  • Nazwę odbiorcy
  • Nazwę wydawanego składnika z magazynu
  • Ilość wydanego materiału, towaru, WG, jednostkę miary, wartość
  • Data i podpis

Dowód Rw dokumentuje wydanie materiałów, towarów i WG z magazynu w celu ich zużycia wewnątrz jednostki, np. do produkcji lub na potrzeby administracyjne, gospodarcze i biurowe jednostki. Zawiera:

  • Datę wystawienia dokumentu
  • Kolejny nr Rw
  • Nazwę magazynu wydającego
  • Nazwę działu otrzymującego
  • Nazwę składnika
  • Datę i podpis

Odpowiedzialność głównego księgowego

Kierownik jednostki może powierzyć wykonanie czynności z zakresu prowadzenia rachunkowości innej osobie. Nie zwalnia to kierownika z odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości. Powoduje to solidarna odpowiedzialność kierownika i tej osoby.

Zakres obowiązków głównego księgowego obejmuje przede wszystkim:

  • Prowadzenie rachunkowości jednostki, którą może rozpatrywać w ujęciu:
  • Merytorycznym, dotyczącym prawidłowego prowadzenia ksiąg
  • Organizacyjnym
  • Nadzoru
  • Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi oraz czuwanie nad efektem tych procesów
  • Wykonywanie wstępnej kontroli merytorycznej oraz formalno – rachunkowej dotyczącej procesów występujących w jednostce

W stosunku do osób prowadzących księgi rachunkowe można wyciągnąć konsekwencje z tytułu:

  • Odpowiedzialności dyscyplinarnej – wynika z obowiązków zawartych w umowie o pracę
  • Odpowiedzialności cywilnej – ponoszą osoby prowadzące rachunkowość za szkodę wyrządzoną innym w wyniku swojego postępowania, określa je kodeks cywilny.

Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Do podstawowych przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, w których wskazuję się na odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych należy zaliczyć:

  • 4a ust. 5 – Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w niniejszej ustawie. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie obowiązku wynikającego z ust. 1.
  • 77 – Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
  • nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
  • niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych
  • – podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
  • 79 – Kto wbrew przepisom ustawy:
  • nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
  • nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
  • nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
  • nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,
  • nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa w art. 68,
  • prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych bez wymaganych uprawnień,
  • prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wykonywania czynności doradztwa podatkowego, do wykonywania których jest uprawniony zgodnie z odrębnymi przepisami – bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia.

 

Pod pojęciem kierownika jednostki rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego lub organu wieloosobowego, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową – uprawniony jest do zarządzania jednostką z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

Art. 4 ust. 5 UoR zawiera zapis, że Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru.

Kierownik jednostki może scedować odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury na inną osobę. Rozporządzenie o przeprowadzeniu spisu z natury może wydać tylko kierownik jednostki.

Żaden pracownik, w tym również główny księgowy, nie jest władny zarządzić przeprowadzenia spisu z natury. Natomiast już samo przeprowadzenie spisu z natury zwalnia kierownika jednostki od odpowiedzialności.

Podstawowe obowiązki kierownika jednostki:

  • sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
  • składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, z zastrzeżeniem ust. 1a, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
  • Złożenie sprawozdania finansowego we właściwym Urzędzie Skarbowym
  • obowiązany jest złożyć wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy, do ogłoszenia w ciągu 15 dni od dnia ich zatwierdzenia, wraz z opinią biegłego rewidenta, z zastrzeżeniem ust. 1c, oraz odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Zakres rocznego i półrocznego sprawozdania finansowego funduszy inwestycyjnych, w tym połączonego sprawozdania finansowego funduszy inwestycyjnych z wydzielonymi subfunduszami oraz sprawozdań jednostkowych subfunduszy oraz termin złożenia do ogłoszenia rocznego sprawozdania finansowego, w tym połączonego sprawozdania finansowego funduszy inwestycyjnych z wydzielonymi subfunduszami oraz sprawozdań jednostkowych subfunduszy określają odrębne przepisy. Ogłoszenie, o którym mowa w ust. 1, 1a-1c oraz art. 64 ust. 4, następuje w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski B”, a w odniesieniu do spółdzielni – w „Monitorze Spółdzielczym”.
  • Powiadomić właściwy US o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania oraz zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.
  • ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację
  • Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.