Miesięczne archiwum: Październik 2014

Dekretacja dowodów księgowych

Dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji gospodarczych będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych powinien zawierać m.in.:

  • Stwierdzenie sprawdzenia dowodu
  • Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych

Po sprawdzeniu dowód powinien być zakwalifikowany – zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 6 UoR – do ujęcia w księgach rachunkowych przez uprawnioną do tego osobę.

Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych polega na wskazaniu miejsca, sposobu ujęcia (dekretacji).

Zakwalifikowanie powinno wskazywać:

  • Datę, pod którą dokument ma być księgowany
  • Konta i strony tych kont (Wn i Ma), na których nastąpi zapis
  • Kwotę operacji gospodarczej
  • Ewidencje analityczną

Osoba kwalifikująca dowód do ujęcia w księgach rachunkowych – na znak potwierdzenia wskazania okresu rachunkowego i sposobu ujęcia w księgach – powinna się podpisać.

UoR nie wskazuje formy sprawdzania dowodu i jego dekretacji, może to być zatem dowolna forma przyjęta przez jednostkę i określona w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości (art. 10 UoR).

Dla ułatwienia przy sprawdzaniu dowodów oraz ich kwalifikowaniu do ujęcia w księgach można stosować pieczątki (pola do wymienionych wskazań).

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 UoR).

System komputerowy powinien umożliwiać:

  • Uzyskanie informacji o sposobie ewidencji dowodu na kontach księgi głównej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu
  • Ustalenie jednoznacznego powiązania dowodów księgowych wraz z nr w dzienniku

Elementy dowodu księgowego:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt. 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.