Miesięczne archiwum: Wrzesień 2013

Organizacja rachunkowości w firmie

Rachunkowość – system informacji ekonomicznej, którego głównym celem jest tworzenie i przekazywanie użytkownikom (odbiorcom) informacji o stanach i zdarzeniach gospodarczych.

Zasadnicze atrybuty wyróżniające rachunkowość spośród innych systemów organizacji:

  • Jednostkowy charakter oznacza prowadzenie jej dla wyodrębnionych jednostek gospodarczych
  • Zastosowanie wartościowego miernika dla wyrażenia stanów i zdarzeń gospodarczych
  • Wykorzystanie metody bilansowej jako nadrzędnej metody rachunkowości
  • Posługiwanie się specyficznym narzędziem ewidencyjnym o nazwie „konto”
  • Funkcjonowanie kont w sposób zdeterminowany stopniem ich ogólności (zasada podwójnego zapisu w przypadku kont syntetycznych oraz zasada zapisu powtarzanego w przypadku kont analitycznych)
  • Prowadzenie ewidencji w sposób ciągły, z podziałem na okresy sprawozdawcze i lata obrotowe
  • Weryfikacja zgodności zapisów rachunkowych z rzeczywistością za pomocą inwentaryzacji.

Wymienione atrybuty sprawiają, iż informacje pochodzące z rachunkowości charakteryzują się wiarygodnością i rzetelnością.

Mają one moc dowodową, dzięki czemu mogą stanowić podstawy do realnej oceny stanu majątkowego, sytuacji finansowej i wyniku finansowego jednostki gospodarczej.

Informacje dostarczane przez rachunkowość powstają w rezultacie procesu informacyjnego.

Sprawne opracowanie informacji dostarczonych przez rachunkowość wymaga właściwej organizacji procesu informacyjnego i całego systemu rachunkowości.

Organizacja – sposób w jaki coś jest urządzane, zorganizowane, sposób w jaki coś działa, funkcjonuje.

Organizować – nadawać czemuś reguły, zasady, wprowadzać pewien porządek.

Organizacja rachunkowości – zespół sposobów umożliwiających uporządkowane powiązanie różnych czynności i urządzeń niezbędnych do realizacji procesu informacyjnego w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rachunkowości w jednostce gospodarczej z uwzględnieniem jej specyficznych cech, możliwości technicznych, kadrowych oraz przy racjonalnym zaangażowaniu środków i nakładów pracy.

Zakres organizacji w rachunkowości:

  • Organizacja procesu informacyjnego w systemie rachunkowości
  • Organizacja działu rachunkowości

Na organizację procesu informacji składa się organizacja następujących elementów:

  • Dokumentacji księgowej (rodzaje dokumentów, wystawianie, obieg, kontrola, przechowywanie)
  • Ewidencji księgowej (plan kont, forma, technika księgowa)
  • Inwentaryzacji i kontroli wewnętrznej
  • Sprawozdawczości (rodzaje, zasady sporządzania, badanie, zatwierdzanie)

Do zakresu organizacji działu rachunkowości można zaliczyć:

  • Lokalizację działu rachunkowości w strukturze jednostki gospodarczej
  • Wewnętrzną strukturę działu rachunkowości
  • Podział pracy w dziale rachunkowości
  • Wyposażenie techniczne tego działu
  • Dobór i przygotowanie personelu.

Między poszczególnymi obszarami i elementami organizacji rachunkowości istnieją z jednej strony powiązania, a z drugiej strony określone uwarunkowania, np. wybór wyposażenia technicznego działu rachunkowości ma wpływ na organizację pracy w tym dziale i wymagania względem personelu, a także na rozwiązania dotyczące dokumentacji, ewidencji księgowej, inwentaryzacji, sprawozdawczości. Jednocześnie dotychczasowy model ewidencji w jednostce gospodarczej, jej struktura organizacyjna, kwalifikacje personelu mogą wpływać na wybór określonych rozwiązań technicznych.

Podstawowe zadania organizacji rachunkowości – powiązanie poszczególnych elementów, aby system rachunkowości sprawnie funkcjonował, tj. gwarantował właściwe spełnianie przez rachunkowość jej podstawowych funkcji, czyli funkcji informacyjnej oraz powiązanie z nią funkcji szczegółowych, tzn. funkcji ewidencji, funkcji kontrolnej, sprawozdawczej, statystycznej, dowodowej, optymalizacyjnej, motywacyjnej, planistycznej i analitycznej.

Organizacja rachunkowości powinna sprzyjać racjonalnemu wykorzystywaniu posiadanych sił i środków do uzyskania wiarygodnych i terminowych informacji w pożądanych przekrojach informacyjnych, zarówno w zakresie rachunkowości finansowej, jak i zarządczej.